THƯ LIÊN LẠC SỐ 9 - 06/09/2019

CẬP NHẬT THÔNG TIN VỀ KẾ HOẠCH TỔ CHỨC

HỘI NGỘ EXRYU JAPAN 2019

Đông Kinh, ngày 01/09/2019

Các anh chị Exryu thân mến,

Thời tiết Nhật Bản đang mát dần. Các chú ve sầu cũng bớt kêu vang inh ỏi, than van cho cuộc đời ngắn ngủi của mình. Mùa Thu đang chuẩn bị bước vào thế gian, và chỉ còn một tháng rưỡi nữa là đến ngày chúng ta tái ngộ tại Hokkaido, cùng nhau ôn lại những kỷ niệm xa xưa thuở “hoa niên” .

Theo thông báo từ Ban Tài Chánh và Ban Ghi Danh thì danh sách ghi danh tham gia các tour không có gì thay đổi nhiều, so với ba tháng trước đây, và hầu hết các anh chị đã đóng tất cả hội phí tham gia các tour. Dường như tất cả các anh chị đã có trong tay vé máy bay đi Hokkaido, và đang chuẩn bị hành trang cho chuyến đi.

Trong thời gian qua, Ban Du Lịch (BDL) cũng đã thực hiện xong hai chuyến đi để tìm hiểu, thăm dò các nơi mà chúng ta dự định sẽ ghé thăm, ngủ đêm, ăn trưa, ăn tối, v.v… tại Hokkaido và Tohoku trong tháng 10 này.

BDL đang lập kế hoạch chi tiết từng ngày của các tour, dựa trên kết quả các chuyến đi khảo sát tiền trạm trên. Có lẽ trong vài ngày tới BDL sẽ thông báo đến anh chị kế hoạch, lịch trình chi tiết của các tour, danh sách khách sạn và onsen đã được cập nhật, v.v…

Trong Thư Liên Lạc Số 9 này, xin gởi đến các anh chị: 

(1) Danh sách phân chia người trên các xe buýt 

(2) Một số điều cần ghi nhớ khi tham gia các tour


Ngoài ra, trong vài ngày tới, Ban Du Lịch cũng sẽ gởi mail đến từng anh chị một số thông tin, bao gồm ngày giờ các anh chị đến phi trường tại Sapporo, và nơi dự định trú ngụ tại Tokyo sau ngày 30/10, v.v… để dễ dàng chuẩn bị phương tiện xe cộ đón đưa các anh chị trong ngày bắt đầu các tour, và ngày chấm dứt tour.

Ban Du Lịch
Phạm Thanh Linh

BẢNG PHÂN CHIA NGƯỜI TRÊN XE BUÝT

MỘT SỐ ĐIỀU CẦN GHI NHỚ KHI THAM GIA CÁC TOUR

1) Lịch trình xe buýt đón đưa từ Phi trường Shin-Chitose về khách sạn tại Sapporo, ngày 15/10/2019

Đối với các anh chị tham gia Tour 1 và Tour 2, lịch trình xe buýt đón các anh chị từ Phi trường Shin-Chitose về khách sạn tại Sapporo (ngày 15/10/2019) dự định như sau:

- Chuyến 1 :  12:00 xuất phát, đưa đi thăm Kênh đào Ohtaru, sau đó về hotel.

- Chuyến 2 :  15:00 xuất phát, đưa đi thăm Kênh đào Ohtaru, sau đó về hotel.

- Chuyến 3 :  18:00 xuất phát, đưa về hotel.

- Chuyến 4 :  21:00 xuất phát, đưa về hotel.

Giờ đón trên sẽ được điều chỉnh lại sau khi nhận được thông tin về giờ đến Phi trường Shin-Chitose của các anh chị.

BDL sẽ cầm bảng EXRYU 2019 đón các anh chị tại Phi trường Shin-Chitose và hướng dẫn lên xe bus.

Đối với các anh chị đến Sapporo ngày 14/10/2019 hoặc trước đó, nếu có ý định đi thăm Kênh đào Ohtaru cùng với đoàn, xin đợi trước cửa vào Khách sạn Premier Hotel Tsubaki Sapporo. BDL sẽ thông báo đến các anh chị giờ giấc xe buýt ghé khách sạn để đón các anh chị để cùng đi thăm Kênh đào Ohtaru.

2) Đối với các anh chị tham gia Tour 3 và đến Phi trường Shin-Chitose ngày 22/10/2019

Trong vài ngày tới, BDL sẽ gởi đến các anh chị một e-mail để xác nhận một số chi tiết, bao gồm cả thông tin về chuyến bay và ngày giờ các anh chị đến Phi trường Shin-Chitose (hoặc Phi trường Hakodate, hoặc Ga xe điện Hakodate). Sau đó, dựa trên thông tin mà các anh chị cho biết, BDL sẽ sắp xếp người và phương tiện để đón các anh chị về Khách sạn Hakodate Kokusai Hotel, ngày 22/10/2019.

3) Về các địa điểm đổ xe ngày 30/10/2019

Ngày 30/10 là ngày chót của Tour 2 và Tour 3. BDL dự định sẽ lập kế hoạch đưa các anh chị đến các nơi gần khách sạn mà các anh chị dự định tá túc đêm 30/10. Trong e-mail gởi riêng đến các anh chị trong vài ngày tới, BDL sẽ có câu hỏi về khách sạn mà các anh chị dự định tá túc đêm 30/10, để có thể định được địa điểm đổ xe buýt thích hợp nhất, sao cho thật gần với các khách sạn trên.

4) Về việc đi phà từ Hakodate sang Aomori ngày 23/10

Sáng ngày 23/10/2019, tất cả anh chị tham gia Tour 2 và Tour 3 sẽ lên chuyến phà xuất phát từ Cảng Hakodate vào lúc 7:40 sáng, để đi qua Aomori, thăm một số thắng cảnh tại Aomori. Để kịp đi chuyến phà này, chúng ta sẽ phải rời Khách sạn Hakodate Kokusai Hotel sớm, trễ lắm là 6:40 giờ sáng. Vì vậy, xin các anh chị lưu ý một số điều sau:

- Việc gởi hành lý: Tại khách sạn, sẽ có xe đưa chúng ta đến Cảng Hakodate. Tại cảng này, chúng ta phải tự mình mang va-li hành lý từ xe xuống phà. Đoạn đường từ bãi đổ xe xuống phà không dài lắm (khoảng 80 mét, cóthang máy hoặc thang cuốn). Nhưng, nếu anh chị có va-li hành lý nặng nề, cồng kềnh, và cảm thấy khó có thể tự mình mang xuống phà, thì có thể nhờ gởi va-li với chi phí 2,200 Yen/va-li. BDL sẽ đại diện nhận chi phí gởi (2,200 Yen/va-li) từ các anh chị muốn gởi va-li, và trả cho công ty vận chuyển. Công ty vận chuyển sẽ đến lấy va-li vào sáng sớm ngày 23/10, vì vậy các anh chị muốn gởi va-li phải thu xếp va-li trước, và mang gởi tại quày tiếp tân của khách sạn vào buổi tối ngày 22/10. Va-li sẽ được chuyển đến khách sạn mà chúng ta tá túc, tại Akitavào ngày hôm sau, 24/10.

Trong vài ngày tới, BDL sẽ gởi e-mail riêng đến từng anh chị để hỏi ý định của các anh chị về việc gởi va-li, để biết rõ số lượng va-li cần nhờ công ty vận chuyển mang sang Akita.

- Ăn sáng và ăn trưa: Vì phải rời Khách sạn Hakodate Kokusai Hotel vào sáng sớm, nên chúng ta không có thời giờ để ăn sáng tại khách sạn. Bù vào đó, BDL sẽnhờ khách sạn chuẩn bị phần ăn sáng cho chúng ta mang theo để dùng trên phà hoặc trên xe buýt sau đó.

5) Người trách nhiệm trên từng xe buýt

Chúng ta sẽ dùng 3 xe buýt trong suốt hành trình du lịch Hokkaido và Tohoku. Mỗi xe có 40 ghế ngồi cho khách. Xin các anh chị xem BẢNG PHÂN CHIA NGƯỜI TRÊN XE BUÝT (tại trang 2~4), để biết mình sẽ lên xe buýt nào. BDL đã cố gắng phân chia người trên mỗi xe sao cho có thể đáp ứng được yêu cầu của các anh chị quanhững e-mail gởi đến BDL trong thời gian qua. 

Trên mỗi xe, sẽ có một người của BDL và một người của Công ty AFJ trách nhiệm hướng dẫn chúng ta trong suốt tour.

Ngoài ra, để có thể dễ dàng hướng dẫn các hoạt động trong suốt tour du lịch, BDL sẽ đề nghị các anh chị trên mỗi xe chia thành 3~4 nhóm nhỏ, và đề cử một người làm trưởng nhóm, để giúp BDL hướng dẫn nhóm của mình. Người trưởng nhóm sẽ giúp BDL trong việc giải thích, hướng dẫn, giúp đỡ người trong nhóm, tạo không khí vui trong nhóm, v.v… Sự hiệp tác, hỗ trợ tích cực của các anh chị trưởng nhóm sẽ là yếu tố rất quan trọng để giúp chúng ta thực hiện thành công các tour của Hội Ngộ Exryu Japan 2019.

6) Đặt trước phần cơm chay

Trong những ngày du lịch của chúng ta, sẽ có một số bữa ăn tối chung và các buổi tiệc Tiền Hội Ngộ, Hội Ngộ, Sayonara. Một số anh chị có thể cần đặt phần ăn chay cho mình. Trong vài ngày tới, BDL sẽ gởi mail đến từng anh chị, để xác nhận với các anh chị về nhu cầu đặt phần ăn chay này, để có thể đặt các nhà bếp làm trước.

7) Cách hoàn trả tiền đóng dư, và đóng tiền hội phí còn thiếu

Vì những vấn đề khó xác định rõ ràng trong thủ tục gởi tiền hội phí đến Ban Tài Chánh qua các ngân hàng nước ngoài, cho nên một số anh chị đã đóng tiền hội phí nhiều hơn khoản tiền cần gởi, bên cạnh đó cũng có nhiều anh chị vẫn còn nợ Ban Tài Chánh một khoản tiền nhỏ (phần lớn là vì ngân hàng nước ngoài tính tiền chi phí gởi gấp đôi khoản chi phí bình thường).

Ngoài ra, BDL đang lập danh sách đặt phòng khách sạn từng đêm cho từng anh chị, và đang xác nhận lần chót với các khách sạn về số phòng có giường đôi (double), phòng có hai giường (twin), phòng có ba giường (triple), và phòng đơn. Trong những ngày sắp đến, BDL sẽ thông báo đến các anh chị kết quả đặt phòng này. 

Tùy theo số phòng mà khách sạn có thể giữ trước cho chúng ta, vài anh chị có thể phải sử dụng phòng đơn(single) hoặc có thể dùng phòng 3 người (triple). Ban Tài Chánh sẽ tính toán số tiền phòng phải hoàn trả lại cho các anh chị sử dụng phòng ba người, hoặc số tiền phòng mà các anh chị cần trả thêm khi sử dụng phòng đơn, và sẽ thông báo đến từng anh chị trong những trường hợp này.

8) Về việc đặt phòng khách sạn thêm cho đêm 14/10/2019 và đêm 21/10/2019

Như đã giải thích trong các thông báo, thư liên lạc, và trong Bảng FAQs (tham khảo  https://exryu2019.blogspot.com/) đối với các anh chị dự định đến Sapporo ngày 14/10 hoặc trước đó, và các anh chị đến Hakodate ngày 21/10 hoặc trước đó, các anh chị cần tự liên lạc trực tiếp đến khách sạn theo địa chỉ sau, để đặt phòng cho mình.

1) Tại Sapporo: Premier Hotel Tsubaki Sapporo (https://tsubaki.premierhotel-group.com/sapporo/)

2) Tại Hakodate: Hakodate Kokusai Hotel (http://www.hakodate-kokusai.jp/)

BDL đã báo trước với hai khách sạn trên về việc sẽ có một số anh chị tham gia tour Exryu nhưng đến nơi sớm và tự đặt phòng. Trong vài ngày tới, BDL cũng sẽ gởi e-mail đến từng anh chị để xác nhận lại một lần nữa về ngày giờ các anh chị đến Sapporo hoặc Hakodate, và để biết là các anh chị có trở ngại gì trong việc tự đặt phòngkhông. Nếu có trở ngại, xin các anh chị cho BDL biết để tìm cách hỗ trợ.

Xin hẹn gặp lại các anh chị tại Hokkaido vào Tháng 10/2019.

Ban Du Lịch