THƯ LIÊN LẠC SỐ 7 - 5/04/2019
THÔNG BÁO QUY ĐỊNH VỀ HỘI PHÍ
HỘI NGỘ EXRYU JAPAN 2019
Đông Kinh, ngày 5/04/2019
Các anh chị Exryu thân mến,
Nhật Bản đã thực thụ bước vào Mùa Xuân. Khắp nơi đi đâu cũng thấy những cây anh đào nở rộ hoa. Tại các phi trường, từng loạt máy bay dồn dập đổ khách đến thăm Nhật Bản, lấp đầy các quày làm thủ tục nhập quốc. Tại các công viên, quanh những gốc cây anh đào, là mùi hoa quyện với tiếng cười, tiếng hát, tiếng đùa giỡn của trẻ em. Không khí Nhật Bản hiện giờ đúng như được diễn tả trong câu thơ nguồn gốc của niên hiệu mới “Lệnh Hòa”sẽ được dùng từ đầu Tháng 5/2019 tại Nhật Bản: “Tiết đầu Xuân trăng trong, khí thuận. (Hoa) Mai trổi mầm cạnh Lan tựa ngọc tỏa ngát hương thơm.”(Thơ Vạn Diệp Tập: Sơ xuân LỆNH nguyệt, khí thục phong HÒA, Mai kính tiền phấn bạt, lan bội hậu hương huân. Xin xem thêm giải thích tại: http://www.erct.com/2-ThoVan/VDKhue/Lenh_Hoa.htm).
Trong bầu không khí bừng sống của Mùa Xuân tại Nhật, các ban tổ chức Hội Ngộ Exryu 2019 cũng đang ráo riết lên giàn các kế hoạch. Ban Du Lịch đã lập xong lịch trình từng ngày cho các tour, đặt xong phòng các khách sạn, onsen, hội trường (xin tham khảo trang mạng: https://exryu2019.blogspot.com/).
Ban Ghi Danh đã khóa sổ Ghi danh Đợt 2. Và Ban Tài Chánh đã lập xong quy định về phương cách, lịch trình đóng hội phí, v.v. Ban Thơ Văn đang tiếp tục đóng góp những sáng tác thơ văn góp phần hâm nóng bầu không khí hội ngộ. Và Ban Văn Nghệ, Ban Tiếp Tân, Ban Hội Ngộ cũng đang làm việc ráo riết chuẩn bị đón các anh chị Exryu từ phương xa vào dịp lá cây Momiji đổi mầu, Mùa Thu năm 2019, tại Hokkaido, Tohoku, và Tokyo.
Hôm nay, xin giới thiệu đến các anh chị kết quả làm việc của Ban Tài Chánh: quy định về hội phí tham gia Hội Ngộ Exryu Japan 2019. Các anh chị đã xác nhận ghi danh sẽ nhận được thư riêng, thông báo chi tiết hơn về phương cách đóng hội phí. Nếu có thắc mắc, câu hỏi liên quan đến quy định về hội phí này, xin các anh chị liên lạc đến địa chỉ:
Ban Tài Chánh - Đặng Tấn Phát
I. HỘI PHÍ THAM GIA TOUR
1) Hội phí tiêu chuẩn (khi hai người trú cùng một phòng khách sạn)
Tour
|
Thời gian
|
Số ngày
|
Hội phí tour (mỗi người)
|
- Tour 1:
|
15~23/10/2019
|
9 ngày
|
117,000 Yen
|
- Tour 2:
|
15~30/10/2019
|
16 ngày
|
208,000 Yen
|
- Tour 3:
|
22~30/10/2019
|
9 ngày
|
117,000 Yen
|
2) Phụ thu và giảm giá phòng
- Phòng một người: cộng thêm 5,000 Yen/đêm/phòng
- Phòng 3 người : giảm bớt 3,000 Yen/đêm/phòng
3) Hội phí trên bao gồm tiền phòng khách sạn, ăn sáng, chi phí di chuyển (xe buýt, phà, cáp treo, tàu du ngoạn), vé vào cửa chính các nơi thăm viếng.
Hội phí trên không bao gồm chi phí ăn trưa, ăn tối, tiền tip (cho người tài xế và người hướng dẫn xe buýt), tiệc phí của 3 buổi tiệc Tiền Hội Ngộ, Hội Ngộ, và Sayonara.
II. HỘI PHÍ THAM DỰ CÁC BUỔI TIỆC
-Hội phí Tiệc Tiền Hội Ngộ (ngày 16/10/2019 tại Sapporo): 10,000 Yen
-Hội phí Tiệc Hội Ngộ (ngày 22/10/2019 tại Hakodate): 12,000 Yen
-Hội phí Tiệc Sayonara (ngày 2/11/2019 tại Tokyo) : 12,000 Yen
III. LỊCH TRÌNH ĐÓNG HỘI PHÍ
1) Gởi thông báo đóng hội phí
- Ngày 6/04/2019, Ban Tài Chánh sẽ gởi một mail đến từng anh chị.
- Nội dung mail gồm những phần chính như sau :
(1) Tour ghi danh và số người tham gia,
(2) Tiệc ghi danh và số người tham dự,
(3) Loại phòng khách sạn/onsen,
(4) Khoản hội phí (bao gồm tiệc phí, tiền tip cho hướng dẫn viên khi đi tour) tính cho từng người ghi danh, thể hiện bằng tiền Yen (JPY).
2) Lịch trình đóng hội phí
- Cho tới ngày 15/05/2019 đóng 10% hội phí, cho tới ngày 19/07/2019 đóng thêm 20% hội phí, và cho đến ngày 30/08/2019 đóng nốt 70% hội phí còn lại.
- Tuy nhiên, để tiết giảm chi phí chuyển gởi hội phí, các anh chị có thể đóng một lần tất cả phần hội phí còn lại chưa đóng (100% hội phí cho tới ngày 15/05/2019, hoặc 90% hội phí còn lại cho tới ngày 19/07/2019).
- Và cũng để tiết giảm chi phí gởi, các anh chị ở gần nhau hoặc quen biết nhau nên gom lại gửi chung một lần (vì dưới 20,000USD thì chi phí thủ tục chuyển khoản sẽ giống nhau). Trong trường hợp này, xin gởi mail đến Ban Tài Chánh, cho biết danh sách người đã gom chung đóng tiền.
3) Phí huỷ bỏ tour (tính theo giờ Nhật Bản)
- Sau ngày 15/06 : 10%
- Sau ngày 31/07 : 30%
- Sau ngày 12/10 : 40%
- Từ ngày 15/10 : 50%
Chi phí nhờ ngân hàng gởi hội phí hoàn trả sẽ được trừ từ khoản hội phí đã nhận được.
IV. CÁCH GỞI HỘI PHÍ THAM GIA ĐẾN BAN TÀI CHÁNH
1) Tài khoản ngân hàng gởi hội phí
- Resona Bank, Ltd., Hongo Branch (code No. 453)
- Address: 2-27-20, Hongo Bunkyo-ku, Tokyo Japan.
- SWIFT No: DIWAJPJT
- Account name: AFJ Co., Ltd.
- Account No.: 453-1744837 (ordinary account)
2) Các lưu ý khi gởi tiền
-Trong mail thông báo của Ban Tài Chánh sẽ có ghi rõ số tiền hội phí (JPY) mà anh chị cần gởi.
-Anh chị sẽ trả trước các chi phí cần thiết cho ngân hàng, v.v. khi gởi tiền, thông thường sẽ bao gồm:
(1) chi phí đổi ngoại tệ,
(2) phí gởi tiền (thay đổi tùy theo ngân hàng gởi),
(3) phí nhận tiền tại NB (khi nhận một khoản hội phí từ 1,000 USD đến 20,000 USD, Ban Tài Chánh sẽ mất 2,500 JPY/lần).
-Trong ô ghi tên người gởi tiền sau phần ghi họ tên, hay tại ô “NOTE”, xin ghi thêm dòng chữ: “EXRYU 2019”.
